Giả sử sắp tới là một chương trình do bạn tổ chức và bạn là người được sếp giao cho quyền xin hỗ trợ kinh phí. Thì đây là lúc mà bạn cần nghiêm túc viết một mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí thật hoàn hảo. Vậy làm sao để cho mẫu thư xin hỗ trợ này mang được đầy đủ ý nghĩa và có khả năng thuyết phục cao? Bài viết hôm nay sẽ phần nào giúp bạn giải quyết được những vấn đề nan giải này nhé.
Table of Contents
Mẫu thư ngỏ xin hỗ trợ kinh phí được hiểu như thế nào
Đầu tiên, hãy có một cái nhìn đúng về một mẫu thư ngỏ xin tài trợ về phần kinh phí một cách cơ bản. Mẫu thư ngỏ xin hỗ trợ hay là xin tài trợ kinh phí là một mẫu thư mà người viết muốn gửi đến các nhà tài trợ được xem là có tiềm năng với mong muốn là họ sẽ tài trợ một phần nào đó cho kinh phí của chương trình mà người viết muốn được hỗ trợ.
Các chương trình có đủ điều kiện để có thể xin hỗ trợ kinh phí là những sự kiện mang tính nhân đạo hoặc mang tính chất giáo dục và phát triển như là các chương trình từ thiện, chương trình hỗ trợ cộng đồng, chương trình ca nhạc hay hỗ trợ và chăm sóc kiểm tra sức khỏe cho các hộ dân,…
Một mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí đúng với chuẩn mực sẽ là một mẫu thư rất nghiêm túc trong khuôn khổ của hành chính và phải hoàn toàn trung thực với những thông tin pháp lý đưa ra. Thư xin được hỗ trợ kinh phí sẽ không quá đặt nặng về vấn đề tiền bạc, hay ép buộc việc các nhà hảo tâm có hỗ trợ hay không nhưng chúng ta cũng không nên quá dài dòng và lạm dụng yếu tố tình cảm vào làm lý do để xin hỗ trợ. Việc quan trọng mà bạn cần làm đó là chứng minh được sự xứng đáng từ phía chương trình của mình để có được sự hỗ trợ và lợi ích từ phía của các nhà tài trợ sau khi đã quyết định đầu tư vào chương trình hay dự án của bạn.
Những lý do khiến cho mẫu thư ngỏ xin tài trợ phần lớn không được hồi âm
Trên thực tế cho thấy rằng đã có rất nhiều những lá thư xin được hỗ trợ kinh phí không nhận được sự chấp thuận của nhà đầu tư hay tệ hơn là bạn không có đến cả một bức thư từ chối được hồi âm một cách lịch sự. Những lý do mà chúng tôi nêu ra sau đây có thể sẽ là những sai phạm mà đôi khi bạn đã lỡ mắc phải và sau này nhất định phải không được tái phạm lần nữa.
- Bạn đã không nêu bật lên được lý do thật xứng đáng để giúp cho chương trình có thể được tài trợ. Điều này thực sự sẽ gây ra hoang mang cho nhà tài trợ, bởi vì họ sẽ không có được câu trả lời thỏa đáng cho việc mình tài trợ vào chương trình hay sự kiện này để làm gì và để được gì?
- Bạn không cho các nhà tài trợ thấy đủ các lợi ích mà họ có thể nhận được khi đồng ý hỗ trợ cho chương trình của bạn.
- Một nhà tài trợ được xem là có tiềm năng và xứng đáng để bạn viết bức thư này thì nhất định đó cũng là một nhà đầu tư rất thông minh.
- Bức thư nếu khá nặng nề và khô khan trong việc đề xuất đến mức kinh phí hoặc mang một tư tưởng so sánh đối với các nhà đầu tư khác thì sẽ rất dễ gây ra khó chịu cho phía tài trợ chương trình.
Những điều chúng ta cần phải chuẩn bị thật kỹ trước khi viết mẫu thư ngỏ xin tài trợ
Mục đích rõ ràng của mẫu thư
Bạn cần phải có được câu trả lời thật rõ ràng và minh bạch cho những câu hỏi từ phía nhà tài trợ như là “bạn mong muốn có thể nhận được điều gì?” hoặc là “cách tài trợ mà bạn mong muốn được nhận?” hay ”lý do chương trình của bạn xứng đáng nhận được hỗ trợ của chúng tôi?”.
Mục tiêu của mẫu thư ngỏ xin tài trợ là sẽ nhận lại được một lá thư khác với lời hồi âm tốt đẹp và mang lại lợi ích cho đôi bên. Nên đầu tiên, bạn hãy chuẩn bị cho lá thư từ phía của mình một diện mạo thật đầy đủ, chân thành và thuyết phục nhất có thể để các nhà tài trợ có thể cân nhắc xem mình có khả năng hỗ trợ về mặt kinh phí, thiết bị… hay là mọi thứ cho chương trình của bạn hay không.
Thực hiện việc tìm kiếm những nhà tài trợ có tiềm năng
Điều này tùy thuộc vào các trường hợp mà sẽ có những đặc điểm có thể mang ra để so sánh và lựa chọn được ra những cái tên nhà tài trợ phù hợp song song với các lợi ích mà họ sẽ nhận lại được có xứng đáng hay không. Hãy bắt đầu xuất phát từ những mối quan hệ cá nhân, bởi ít nhất thì bạn cũng có được sự hiểu biết cụ thể về những người mà bạn từng quen biết.
Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ và những thông tin có liên quan của người nhận và người gửi
Việc điền đầy đủ và chính xác những thông tin của 2 bên sẽ giúp bạn dễ dàng nhận được khoản hỗ trợ mà mình mong muốn khi đã được các nhà tài trợ chấp thuận. Mặt khác đây còn là cách thể hiện được rằng bạn đang quan tâm và thực sự trân trọng sự giúp đỡ của bên tài trợ trong chính mối quan hệ này.
Lời kết
Trên đây là những điều chia sẻ từ vô vàn các lý thuyết cũng như là kinh nghiệm đi trước xoay quanh vấn đề về mẫu thư ngỏ xin tài trợ. Hy vọng rằng qua bài viết này sẽ giúp cho bạn có đủ sự tự tin cũng như là kiến thức để có thể hoàn thành việc xin hỗ trợ kinh phí cho những chương trình cũng như sự kiện của mình!
